Procedure di Whistleblowing

Rev. 2.0 del 10/12/2023

PREMESSA
La Dir.UE 2019/1937 “Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” è stata recepita in Italia dal D.Lgs. n°24/2023 “Protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”. La disposizione di legge incentiva la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione di fenomeni illeciti, all’interno di Enti pubblici e privati, tramite una procedura per la segnalazione delle irregolarità.

Con il termine “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della società e fondata su elementi precisi e concordanti di cui i destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni/attività svolte, con il rilievo di condotte illecite o di violazioni inerenti: al Codice Etico, al Modello Organizzativo 231, alle procedure interne e alla disciplina esterna comunque applicabile alla società. Il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del soggetto segnalante (whistleblower) o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con superiori gerarchici o colleghi, dove occorre far riferimento alla disciplina e alle procedure giuslavoristiche.

In linea generale, VIDEX Electronics S.p.A. esorta i dipendenti e i collaboratori a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo.

2.SCOPO
Il presente documento si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni anche in forma anonima.

I destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

Le segnalazioni devono: essere in buona fede, essere circostanziate, risultare facilmente verificabili, assumere spirito di responsabilità.

3.CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il whistleblower deve fornire gli elementi utili per consentire di procedere alle appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
A tal fine, la segnalazione devono contenere i seguenti elementi:
-generalità del soggetto segnalante;
-la descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
-le circostanze di tempo e di luogo in cui il fatto è stato commesso;
-le generalità che consentano di identificare il soggetto segnalato;
-l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza del fatto;
-ogni altro dato utile che possa fornire un riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

4.MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE
VIDEX Electronics S.p.A. mette a disposizione un apposito modello allegato al presente documento.

La segnalazione va indirizzata al Responsabile Compliance, il quale si avvale del supporto dei Sig.ri Soci e degli organi amministrativi per la gestione delle segnalazioni, e deve avere seguire queste modalità alternative tra loro:
-invio del modello compilato all’indirizzo dedicato di posta elettronica whistleblowing@videx.it.

L’oggetto della PEC deve essere composto con la sintassi “all’attenzione del Responsabile Compliance – segnalazione ex D.Lgs. 24/2023” (le segnalazioni giunte tramite PEC, sprovviste di scansione del documento di riconoscimento, sono trattate come anonime);
-a mezzo del servizio postale, in un plico chiuso senza mittente che rechi all’esterno la dicitura “segnalazione riservata” all’indirizzo “via Molino Nuovo n. 9 – 63845 Ponzano di Fermo (FM) – c/a Responsabile Compliance – Francesco Leti”. Per separare i dati identificativi del soggetto segnalante dalla segnalazione è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con la fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione. Recapitato il plico ed esaminato, la documentazione viene archiviata sottochiave in apposito fascicolo;
-in forma orale mediante un incontro diretto riservato fissato entro un termine ragionevole;
-segnalazione esterna tramite portale ANAC https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ (se whistleblower ritiene inefficaci o inidonei i canali di segnalazione interna).

Se la segnalazione riguarda o il Responsabile Compliance o uno dei Sig.ri Soci, il whistleblower indirizza l’istanza escludendo il soggetto segnalato.

5.GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Il ricevente fornisce un primo riscontro al soggetto segnalante entro 30 giorni. L’analisi delle circostanze rappresentate è esperita nel pieno rispetto dei principi di imparzialità e di riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per accertare i fatti. L’istruttoria viene terminata in qualsiasi momento se viene provata l’infondatezza della segnalazione.

6.TUTELA E RESPONSABILITA’ DEL SOGGETTO SEGNALANTE
VIDEX Electronics S.p.A. garantisce la riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, come previsto dall’art. 12, comma 2, del D. Lgs 24/2023, il quale dispone che “l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni”. L’identità delle persone coinvolte e di quelle menzionate nella segnalazione è garantita sino alla conclusione dei relativi procedimenti, con il rispetto delle stesse garanzie accordate al soggetto segnalante.
Nessuna ritorsione o discriminazione può derivare in capo a chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede. VIDEX Electronics S.p.A., invero, potrà intraprendere le opportune iniziative di difesa del buon nome avverso il soggetto segnalante nel caso di segnalazioni infondate e false effettuate con dolo, colpa grave, con contenuto diffamatorio o comunque al solo scopo di danneggiare la società.

7.TUTELA DEL SOGGETTO SENGALATO
La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il soggetto segnalato. Qualora, a seguito di riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato può essere contattato, vedendosi assicurata la possibilità di fornire proprie controdeduzioni.

8.CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE E TUTELA DELLA PRIVACY
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, VIDEX Electronics S.p.A. cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo non superiore a cinque anni dalla chiusura della segnalazione. Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del soggetto segnalante o di altri individui, vengono trattate nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata dalla società.

9.AGGIORNAMENTO DELLA POLICY
Revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento, nonché in funzione delle operatività e della esperienza maturata.